Guía para crear una escaleta de eventos con éxito: consejos y consideraciones para eventos virtuales
La buena organización y gestión de eventos virtuales u online resulta crucial en la era digital. Por este motivo, una escaleta de eventos se posiciona como una herramienta básica para alcanzar el éxito. En esta ocasión, queremos compartir nuestra experiencia y consejos en la creación de escaletas para eventos virtuales, para que al contar con Héqate en tu próxima ocasión especial podamos superar tus expectativas audiovisuales.
¿Qué es la escaleta de un evento virtual?
Se dice que es mejor dedicar tiempo a afilar el hacha que a cortar el árbol. Y en la producción de eventos, tanto virtuales como presenciales, la planificación minuciosa es también la clave del éxito. La escaleta es un documento que refleja el paso a paso del evento: estructura, guion… Aunque siempre debemos estar abiertos a la improvisación y los imprevistos, una escaleta bien confeccionada es la fórmula para un evento ganador.
La escaleta es, en esencia, una lista detallada de segmentos o secuencias que representan visualmente la agenda y el guion del evento. Además, en eventos con múltiples actividades simultáneas, como congresos, se requiere una escaleta máster que abarque todas las actividades, además de escaletas específicas para cada una de ellas.
En el caso de eventos virtuales, la escaleta se convierte en un recurso esencial. Los realizadores, al no tener contacto físico directo con los participantes, dependen en gran medida de este documento detallado para guiarlos a lo largo del evento.
A continuación, nos vamos a enfocar en cómo crear una escaleta para la retransmisión en streaming de un evento virtual. Aunque el software para eventos virtuales simplifica la gestión, crear una escaleta y llevar a cabo una reunión previa con todos los miembros del equipo para revisar los puntos y transiciones es una práctica que no podemos dejar de recomendar.
Pasos para crear una escaleta de eventos sin fisuras
El guion
Antes de crear la escaleta, es fundamental escribir un guion detallado. Aquí se incluirá qué va a ocurrir en el evento, paso a paso. Podemos incluir diálogos e ideas para los presentadores o moderadores. En eventos más pequeños, como webinars, nos centraremos en la agenda del evento y en si se van a utilizar presentaciones o vídeos.
La escaleta
Una escaleta bien organizada debe contener todos los elementos esenciales para la realización del evento. A continuación, te mostramos un ejemplo para un evento que se extiende desde las 9:00 a las 13:00:
08:30 Pre-emisión (Carta de ajuste)
9:00 Cortinilla de Inicio
9:01 Video de apertura
9:05 BLOQUE 1
Ponencia
Preguntas a los ponentes
10:00 Pausa – Video publicitario (facilita el cambio de bloque)
10:05 BLOQUE 2
Ponencia 4
Preguntas a los ponentes
11:00 Descanso (Videos / Cartela de descanso)
11:30 BLOQUE 3
Coloquio entre ponentes
12:00 Despedida y cierre
Como en un evento físico, un evento virtual tiene un período antes de comenzar en el que el público se une al auditorio, escucha música y ve imágenes o videos en la pantalla del escenario. Durante esta fase, el equipo de realización se conecta al sistema de transmisión en vivo para verificar que todo opera de la forma esperada. La puntualidad es clave para mantener la audiencia comprometida.
Cortinilla de inicio
Para anunciar el comienzo del evento, se utiliza una cortinilla de inicio, que puede incluir elementos gráficos y música para atraer la atención del público. Asegúrate de respetar los derechos de autor de la música si la utilizas.
Bloques de contenido
Los bloques de contenido permiten una transición suave entre las diferentes fases y espacios del evento. En eventos virtuales, no se cuentan con planos generales, como sí sucede en los que se realizan presencialmente, por lo que trabajar con “bloques” es esencial para mantener la fluidez de la transmisión y el visionado.
Cada bloque o “momento” se realiza en una reunión o canal independiente y separado de la videoconferencia, lo que mejora la calidad y evita que los ponentes se conecten antes de su turno.
Pausas entre bloques
Es importante preparar las cortinillas que anuncian las distintas transiciones entre bloques y proporcionen al público el horario de, por ejemplo, el comienzo del siguiente segmento. Parte de un servicio profesional es ceñirse a los horarios con precisión y comunicar cualquier retraso con suficiente antelación.
Máscaras de emisión
Las máscaras de emisión son elementos gráficos que se superponen al contenido dinámico, como cámaras, presentaciones y videos. Estas máscaras pueden contener elementos de branding y logotipos del evento. Son como las “moscas” de la televisión tradicional. Se deben diseñar con precisión para no saturar visualmente el contenido. Para este tipo de elementos resulta fundamental trabajar con profesionales que colaboran mano a mano con la organización.
Rotulación
Al igual que con las máscaras de emisión, es común incluir rótulos con los nombres y cargos de los ponentes, para que aparezcan en pantalla. Estos rótulos pueden superponerse en tiempo real durante la ponencia. La tecnología de realización permite gran flexibilidad e incluso actualizar estos rótulos sobre la marcha.
Conclusiones de la creación de una escaleta para eventos
La escaleta es un recurso valioso para garantizar el éxito de los eventos virtuales o de streamings. La planificación detallada, la coordinación de bloques y la atención a los detalles gráficos son esenciales para mantener a la audiencia atenta y participando, y ofrecer experiencias memorables en eventos de todo tipo. Héqate Producciones te ofrece asesoramiento y soluciones de realización para streamings y eventos virtuales. ¿Tienes un evento en mente y te gustaría llegar al mayor número de personas posible? ¡Llámanos!
